En nuestra serie «El verdadero coste de la ineficiencia en recursos humanos», echaremos un vistazo a todas las pegas, las metidas de pata y las soluciones improvisadas que se acaban colando en tus procesos de gestión de talentos si no usas un software de recursos humanos, y analizaremos el verdadero coste que pueden tener para tu empresa. Durante las próximas semanas, veremos todas las etapas del ciclo de vida del empleado. Empezando aquí, por el reclutamiento, para que puedas aprender algunas iniciativas que te ahorrarán costes en tu departamento.
¿Alguna vez has oído hablar de la analogía del agua caliente y la rana? Si metes una rana en agua hirviendo, lo más probable es que salte y se escape. Pero si calientas el agua desde fría, la rana no se dará cuenta de lo mal que está la cosa hasta que sea demasiado tarde.
Pues con las ineficiencias en los en los recursos humanos pasa lo mimo.
Así que vamos a analizarlas, para que veas si se ha hervido el agua y no te has dado cuenta. Empezando por este artículo, en el que nos centraremos en la ineficiencia en el proceso de reclutamiento. (La próxima vez trataremos el tema del onboarding… ¡no te lo pierdas!).
He aquí una historia de reclutamiento muy típica
Hoy es lunes. El director de recursos humanos manda un correo diciendo que se necesita un nuevo gerente de IT.
Intercambias algunos correos para concretar una reunión: medio día perdido. El martes logras quedar una horita para especificar la descripción del puesto de trabajo. Luego escribes el anuncio del trabajo y lo vuelves a mandar para que te lo aprueben.
El miércoles publicas el anuncio. Tienes que publicarlo en muchos sitios diferentes, por lo que tardas toda una mañana.
Y entonces empiezas a rastrear el LinkedIn y envías varias solicitudes y contactas con varias personas directamente. Te toca meter a todas esas personas manualmente en tu hoja de cálculo, lo cual te tendrá ocupado hasta el Viernes. Tienes un presentimiento de que alguien perfecto para el puesto ya había mandado su currículo anteriormente… Pero como no te acuerdas donde encontrarlo, te acabas olvidando de ello.
Mientras tanto, tu bandeja de entrada de correos se llena cada vez más. Una oferta de trabajo en una empresa suele recibir unas 250 solicitudes, de las cuales solo valdrá la pena entrevistar unas cuatro o seis. Filtrar y ordenarlas todas se hace cada vez más complicado.
Creas una carpeta nueva y empiezas a marcar las solicitudes que no has leído aún. Luego empiezas a revisar los currículums y a agregarlos a tu hoja de cálculo de colores para el proceso de preselección. Estamos ya a Viernes.
La semana después tardas hasta el Miércoles en crear una lista de preseleccionados. Se la mandas al director de RR. HH. para que la revise. El Jueves se lo recuerdas. El Viernes también se lo tienes que recordar. El Lunes ya te contesta. Ya van dos semanas desde que se abrió el puesto de trabajo.
Ahora empiezas a contactar con los candidatos preseleccionados para concretar una entrevista por teléfono. Después de tres días de llamadas, por fin logras hablar con todos ellos por teléfono. Genial!
Ahora a quedar en persona o por Zoom. Tres semanas desde que se abrió el puesto de trabajo. Y ahora te queda otra semana de intercambiar correos y llamadas, porque tienes que coordinar a varios entrevistadores. El director de recursos humanos. ya no puede esperar ni una semana más. Por fin consigues concretar una entrevista con cuatro candidatos finales. Después eliges a tres para la segunda entrevista. Y luego a dos para la entrevista final. Son ya cinco semanas desde que el puesto se abrió.
Ahora toca preparar una oferta (otra semana más, para que te den el visto bueno). Y entonces por fin haces la oferta, llegando casi a la sexta semana. Supongamos que te la aceptan, aunque puede que no lo hagan, dado que la tasa media de aceptación de ofertas de trabajo ha oscilado entre un 65 y un 75 % durante muchos años.
Y ahora tienes que contestar a cientos de solicitantes manualmente para comunicarles que no tenían el perfil que buscabais. ¿Acaso llegas a hacerlo? Claro que no. Pero bueno, al menos has encontrado a alguien dentro del tiempo de contratación medio de 38 días.
¿Cuál es el coste directo del reclutamiento ineficiente?
Si tu proceso de reclutamiento se asemeja un poco a eso 👆, seguramente estés perdiendo aproximadamente un día a la semana haciendo trabajo manual que podrías automatizar con un software de recursos humanos. Con lo cual, por cada cinco semanas, se pierde una. A lo largo de un año, eso significa perder unas 10 semanas. (¡Y solo hemos tenido en cuenta el reclutamiento!).
En España, el sueldo medio de un técnico de reclutamiento y selección es de 18.200 € al año. Con ese salario, estás pagando unos 3500 € por esas 10 semanas por cada reclutador que está ocupado con tareas manuales. Casi 3500 € que estás prácticamente tirando a la basura.
Componentes claves para elaborar presupuestos en Recursos Humanos
No obstante, ese no es el único coste que genera la ineficiencia en el reclutamiento.
Tiempo medio de contratación
Empecemos con el tiempo medio de contratación.
Si desperdicias un día a la semana con tareas manuales de administración innecesarias, ralentizas el tiempo de contratación de manera drástica, y por cada día que pierdes reduces la tasa de aceptación.
Se pierde a casi un cuarto de los candidatos a los que se le ofrecen un trabajo debido a que el empleador tarda demasiado tiempo en ofrecérselo y el candidato ya ha aceptado un trabajo en otra empresa.
Eso es, se pierde a mucho talento bueno. Esto puede ser muy peligroso, ya que posiblemente tu segunda elección tampoco se encuentre ya disponible en el mercado laboral. Y quizás tu tercera, cuarta e incluso quinta opción tampoco.
Eso sí que es un problema importante.
Una investigación de McKinsey muestra que los mejores trabajadores pueden ser hasta 800 % más productivos que sus compañeros. Así que ahora quizás necesites a 9 personas para lograr el mismo nivel de productividad. ¿Y cuánto es eso en gastos extras de salario anual? Si lo calculamos eso sería entre 20.000€ a 40.000€ € por persona, eso significa de 180.000 € a 360.000 € al año.
Efectivamente, ese es uno de los peores casos. Pero es un precio enorme que pagar por culpa de unos procesos de reclutamiento lentos e ineficientes. (Peor aún, se trata de algo que podría resolverse fácilmente con un buen software ATS).
Ahorrar costes internos del departamento
También hay que considerar el coste de las relaciones internas.
Cuando pierdes a un candidato, se hace más difícil asegurar el compromiso de tus empleados y puede que les cueste aceptarlo. A todo el mundo le encantaba el primer candidato y ahora no dejan de compararlo y de querer lo que ya no tienen (así somos los humanos…). Es más, llevas semanas dándole la lata al director de recursos humanos y ya lo tienes frustrado.
El deterioro de esas relaciones internas daña tu habilidad de reclutar a alguien con éxito para la próxima vez. Como mínimo dificulta el trabajo de los reclutadores y complica la vida de los trabajadores. (Lo cual se convierte en un riesgo de rotación). ¡Lo último que quieres es añadir a tus costes de reclutamiento es el coste de reclutar a otro reclutador!
Una amenaza para la diversidad
Y luego está el tema de la diversidad durante el reclutamiento.
Porque los procesos de reclutamiento manuales son esencialmente inconsistentes y dan lugar a que inconscientemente tomemos decisiones sesgadas. Como ya habrás escuchado, según diferentes estudios, contar con una alta diversidad étnica y cultural en la Junta Directiva de una compañía implica una rentabilidad de un 43 % superior a la media.
Daño a la imagen de marca del empleador
También está el daño a tu imagen de marca como empleador, que es un factor clave a la hora de elaborar presupuestos del departamento.
¿Te acuerdas de esas 250 solicitudes de trabajo? Pues son 250 personas que han tenido una experiencia con tu empresa. Te interesa que esa experiencia sea buena, dado que casi el 85 % de las personas que buscan trabajo deciden dónde presentar su solicitud según las valoraciones que leen sobre las empresas. ¿Pero en qué consiste una experiencia no buena? No recibir ningún tipo de respuesta por parte de los reclutadores, quienes están demasiados liados para ocuparse de las solicitudes.
Costes de publicidad y de agencias
Por último, hay que tener en cuenta los costes de publicidad y de las agencias.
La ineficiencia en los procesos de reclutamiento hace que sea muy difícil registrar las solicitudes antiguas y los contactos. A menudo el resultado es muy frustrante e implica pagar más por publicidad y a las agencias para que localicen a los candidatos que ya conocías.
Supongamos que vas a contratar a alguien con un salario de 20.000€. Los costes medios de una agencia de reclutamiento pueden variar desde un 15% a un 30 % del salario del primer año. Eso significa que has pagado entre 3.000€ y 6.000€ sin necesidad. Y posiblemente por cada contratación.
Si sumas todos estos costes directos e indirectos, de repente la ineficiencia durante el reclutamiento se convierte en un problema muy caro.
