La maquila de nómina la podemos definir como el proceso mediante el cual, una empresa o despacho especializado realiza a nombre de una empresa que lo contrata, el cálculo de la nómina y de los impuestos (en materia laboral y de seguridad social). El contrato que se realiza entre ambas partes, es de servicio, por la gestión de la nómina; sin embargo la información pertenece 100% a la empresa que contrata el servicio.
Así, teniendo como ejemplo la empresa A que contrata a la empresa B para realizar su maquila, se tienen las siguientes características:
- Los empleados pertenecen a la empresa A, por lo tanto esta empresa paga los sueldos y salarios y es responsable de otorgar la seguridad social a sus empleados.
- La empresa B sólo realiza los cálculos, gestiones de la nómina e impuestos con la información que recibe; pero todo esto es pagado por la empresa A, por ejemplo el IMSS, ISN e ISR.
- La empresa A es laboralmente responsable de los empleados, por lo tanto la empresa B no tiene responsabilidad solidaria con esta.
- La empresa B debe ser responsable de los errores derivados de un mal proceso, una mala gestión o cálculo que lleve a la empresa A a pagar multas.
¿Por qué elegir una maquila de nómina?
Cada vez, más compañías recurren a especialistas en maquila de nómina debido a lo siguiente:
- Ahorro de costos en nómina y capacitación. Es menos costoso tener una empresa especializada en nómina que armar todo un equipo de trabajo, a quien también debes capacitar.
- Costos de licenciamiento. Contratar, instalar y arrancar con un software de nómina puede ser una tarea muy difícil y altamente costosa, dependiendo de los beneficios que puede traer cada plataforma, entre más beneficios, más costoso es. Adquiriendo los servicios de maquila, se evalúa los beneficios que ofrecen con la misma cuota de pago.
- Complejidad de la nómina. En México, cumplir con todas la leyes en materia laboral y de seguridad social es muy complejo. Es por eso que, es mejor dejarlo en manos expertas.
Ventajas y desventajas de la maquila de nómina
Ventajas:
- Permite a las empresas centrarse en su verdadero negocio.
- Tienes un experto realizando tu proceso de nómina, garantizando tus cálculos y pagos de impuestos.
- Ahorro de costos. En licenciamiento de software, timbrado de recibos, y en recurso humano al no tener un departamento propio.
- Muy útil para micro, pequeñas y medianas empresas que tienen poco personal.
- La empresa contratante es dueña de su información.
Desventajas:
- De elegir un despacho poco profesional puede haber errores de cálculo que debe asumir la empresa contratante.
- Una empresa ajena tiene toda la información de la empresa que contrata los servicios y puede hacer mal uso de ella.
- Frecuentemente, se debe supervisar el trabajo y los pagos para asegurar que se está cumpliendo con la Ley.
- El proceso de integración a veces es muy largo y puede contener flujos de falta de información que lleva a cometer errores.
Si estás pensando en contratar una maquila de nómina te recomendamos siempre elegir por un despacho que brinde garantías de servicio y tener un contrato escrito que detalle el procedimiento de ejecución, el servicio detallado, así como los alcances de responsabilidad de ambas empresas.
